浅析项目实施过程中业务流程优化的步骤

在项目实施的过程中，业务流程的调整与优化是实施工作的一项重要内容，也是体现项目实施价值很重要的一个指标。面对客户传统方式的业务流程和软件系统的标准流程，究竟如何结合软件功能设计出既适合客户需求、又适合软件流程的客户化的业务流程呢？笔者建议可以参考以下几个步骤进行：

　　首先进行业务识别与分类

　　业务识别与分类，是进行流程管理的第一步，就是先要将客户的业务进行分类，将不同的业务分开，形成一个清晰的业务清单，按照业务清单去进行下一步的流程调研与分析。如：一个销售项目可以分为销售类业务、仓储类业务、财务类业务；销售类业务按付款与提货方式的不同，又可分为现款自提业务、预付款自提业务、预付款送货业务、赊销送货业务等等，业务分类搞清楚后，就可以按图索骥，进行下一步的流程调研工作了。

　　调研现有业务流程

　　在进行业务识别后，按照业务清单，针对每一类业务进行有针对性的调研，主要包括流程名称、管理部门、责任岗位、适用范围、流程阶段、涉及岗位、每个岗位在相应阶段进行的工作、所涉及的单据或表单、单据联次流转等内容，以上内容完成后，要针对每一个流程绘制业务流程图，最后形成一整套的业务流程图。

　　进行现有流程的综合分析

　　客户现有流程图绘制出来后，接着要进行流程分析，按照流程的顺序，从每一个流程节点入手，重点分析每一个流程节点的作用、作业成本、作业效率、作业标准、资源需求、对从业人员的要求、对上下游岗位的影响与要求等方面进行综合分析，然后从业务目的、流程安全性、成本效率等方面进行综合分析，找出流程中存的问题及原因，并提出流程优化或简化的建议方案。

　　结合软件流程重新设计业务流程

　　在原有流程分析的基础上，结合软件的功能，将重复的、可通过系统功能优化或简化的节点简化掉，重新进行流程的设计，然后形成一套结合软件功能的业务流程方案，然后结合软件功能在系统中进行模拟测试，直到整个流程全部通过。

　　与客户方进行流程的讨论与确定

　　将新业务流程与客户进行沟通，必要时召开相应的专题会进行讨论，讨论确认后以客户方正式发文的形式进行下发。业务流程确定后，流程上相应的岗位、岗位上对应的人员、培训对象、项目上线所配套的硬件网络资源配置等内容均已确定。

　　针对流程上的用户进行流程的培训

　　项目上线前，必须要针对流程上的每个用户进行流程方面的培训，让其知晓新系统上线后，每一类业务结合系统是如何处理的，也让其知晓流程的上一个环节应给他传递什么内容，他应该给下一步节点传递什么内容，逐步树立全员营销的观念，努力做到整个业务的协同。在一定程度上讲，流程培训比软件功能操作更重要。

　　流程执行、监督与持续优化

　　项目上线后，项目顾问随时了解监控每类业务流程运行的实际情况，必要时召集相关人员进行沟通、讨论，持续地进行优化调整，逐步使流程运行更加顺畅、高效。整个系统运行一段时间，各类业务都在软件系统中正常处理后，再将下发的流程方案进行重新修订，形成一套体系完整、切实可行的业务流程处理方案。至此，整个项目有关流程优化的步骤才算基本完成。

　　以上是在项目实施过程中关于业务流程优化的一点拙见，与各位同仁共飨。